En la era de la Transformación Digital, las grandes empresas están avanzando hacia la Hiperautomatización, buscando herramientas innovadoras para evolucionar sus automatizaciones de procesos existentes.
Actualmente, la herramienta de hoja de cálculo más utilizada, Excel, enfrenta desafíos que pueden obstaculizar la eficiencia y la seguridad de los datos. Su objetivo es lograr la recolección necesaria de datos y facilitar el intercambio adecuado entre personas y fuerza de trabajo digital. Sin embargo, no todo sale según lo planificado, y cada vez más empresas se ven obligadas a cancelar automatizaciones o incurrir en costos debido a errores.
En este sentido, RPA Connect emerge como una solución integral que supera las limitaciones de Excel y lleva la automatización a un nuevo nivel de eficacia y seguridad sin precedentes.
Más allá de lo conocido: Excel no es suficiente para la Automatización de Procesos
¿Cómo recolectar datos e intercambiar la información que toma el robot para continuar con la automatización? Grandes empresas recurren a hojas de cálculo durante la automatización de procesos.
La hoja de cálculo sigue siendo una herramienta primordial para organizar información de manera estructurada, ya sea una lista de asistentes a un evento o registros de gastos. Según estimaciones de Earthweb, aproximadamente 1.500 millones de personas utilizan Excel, la versión de Microsoft de la hoja de cálculo.
Excel se ha convertido en una herramienta «comodín» para resolver el desafío de interactuar con datos, destacando su flexibilidad para adaptarse a cambios, capacidades avanzadas de análisis de información, interacción humana directa, compatibilidad, costos accesibles, conocimiento de los usuarios e historial de auditoría.
Sin embargo, estas herramientas presentan desafíos en términos de seguridad, control de versiones y escalabilidad que, en la mayoría de los casos, perjudican e imposibilitan la implementación de automatización.
Esto motiva a las áreas especialistas en mejora de procesos a buscar soluciones como RPA Connect para acelera iniciativas de RPA existentes, aumenta la capacidad operativa en las áreas de la empresa, optimiza la eficiencia en la ejecución de procesos mejorando la seguridad de la información, minimizando riesgo operativo por errores humanos y reduciendo costos de la fuerza de trabajo digital. A su vez, facilita la integración con plataforma de gestión y automatización logrando una gestión única de datos y procesos.
Ahora bien, primero profundicemos en la utilidad de las hojas de cálculo:
Más allá de lo conocido: Excel no es suficiente para la Automatización de Procesos
Grandes empresas optan por utilizar hojas de cálculo y el correo electrónico para manipulación de datos. La elección se debe a:
- Flexibilidad: Las hojas de cálculo son herramientas flexibles que permiten a los usuarios diseñar y modificar fácilmente los procesos según sea necesario. Esto es útil en entornos empresariales donde los requisitos pueden cambiar con frecuencia.
- Análisis de Datos: Excel ofrece capacidades avanzadas para el análisis de datos, incluyendo funciones estadísticas, gráficos y tablas dinámicas. Esto es crucial para empresas que necesitan analizar grandes volúmenes de datos durante sus procesos de automatización.
- Interacción Humana: Las hojas de cálculo permiten la interacción directa de los usuarios humanos en los procesos automatizados. Por ejemplo, los empleados pueden ingresar datos manualmente en una hoja de cálculo que luego es procesada automáticamente por scripts o macros.
- Compatibilidad: Excel es ampliamente utilizado y compatible con muchas otras herramientas y sistemas empresariales. Esto facilita la integración de procesos automatizados con otras funciones y aplicaciones dentro de la empresa.
- Costo y Acceso: En muchos casos, las hojas de cálculo son una opción económica y de fácil acceso para las empresas, especialmente aquellas que ya cuentan con licencias de software de oficina estándar.
- Historial y Auditoría: Excel ofrece la capacidad de realizar un seguimiento del historial de cambios y realizar auditorías en los datos, lo que es importante para garantizar la integridad y la precisión de la información en los procesos automatizados.
Aunque las hojas de cálculo ofrecen ventajas notables, también presentan desafíos costosos que pueden inviabilizar la automatización de procesos, obstaculizando así un camino eficiente hacia la transformación digital empresarial.
Dependencia de Herramientas Rústicas: Dificultad en la continuidad de automatizaciones
Uno de los principales desafíos al incluir hojas de cálculo (Excel) y correo electrónico para la automatización es la falta de seguridad de los datos. Los datos viajan en archivos adjuntos de correo electrónico o se almacenan en hojas de cálculo dispersas, lo que aumenta el riesgo de pérdida o manipulación no autorizada.
Además, la ausencia de un gobierno centralizado dificulta el control y la gestión de las versiones ocasionando demoras y posibles retrabajos a causa de errores.
Estos problemas, junto con otros desafíos al trabajar con hojas de cálculo, pueden dificultar la continuidad de un proceso de automatización viable.
Repasamos los problemas ocasionados en los procesos automatizados dentro de grandes compañías por el uso de Excel para la recolección de datos e intercambio de información de humanos con fuerza de trabajo digital:
- Seguridad de datos: Los datos almacenados en hojas de cálculo de Excel adjuntas a correos electrónicos pueden ser vulnerables a accesos no autorizados. Por ejemplo, un empleado envía por correo electrónico una hoja de cálculo con información confidencial de clientes, pero el correo es interceptado por un tercero no autorizado.
- Gobierno y control de versiones: Es difícil mantener un control centralizado sobre las versiones de las hojas de cálculo, lo que puede llevar a errores y pérdida de datos. Existen muchos casos donde personas editan una misma hoja de cálculo de inventario, pero no hay un registro claro de quién hizo qué cambios y cuándo, lo que genera confusiones en el stock disponible.
- Calidad de datos: La falta de validación y estructura en las hojas de cálculo puede resultar en errores de ingreso de datos y pérdida de precisión. Si un empleado introduce mal un número en una hoja de cálculo de presupuestos, esto lleva a cálculos incorrectos y decisiones financieras erróneas.
- Usabilidad y claridad: Las hojas de cálculo pueden volverse complejas y difíciles de entender, especialmente para usuarios no expertos. Un ejemplo de este gran problema es cuando un nuevo empleado tiene dificultad para entender una hoja de cálculo de seguimiento de proyectos debido a la cantidad de fórmulas y datos presentados de manera confusa.
- Tiempo y eficiencia: La necesidad de realizar tareas repetitivas manualmente en Excel puede llevar a una pérdida de tiempo y recursos. Si un equipo de ventas debe ingresar manualmente los datos de cada cliente en una hoja de cálculo para generar informes mensuales, consume horas de trabajo que podrían dedicarse a actividades más estratégicas.
- Integración y colaboración: La falta de integración con otras herramientas empresariales dificulta la colaboración y el flujo de trabajo. Esto es muy común cuando el equipo de marketing necesita combinar datos de ventas de Excel con información de campañas de marketing de una plataforma externa, pero la falta de integración dificulta la sincronización de datos y la toma de decisiones informadas.
- Desconexión y pérdida de productividad: La hoja de cálculo desconectada ha suscitado preocupaciones entre los usuarios que trabajan en equipo, ya que crea varias versiones del mismo trabajo y aumenta la complejidad de la gestión de datos a medida que la empresa crece. Esto se traduce en la pérdida de productividad debido al tiempo necesario para conciliar hojas de cálculo dispares, la precisión del análisis afectada por la diversidad de estructuras y parámetros de datos, y la necesidad de dedicar más tiempo a limpiar y verificar datos en lugar de participar en tareas más estratégicas.
Dada la magnitud de estos desafíos, muchas empresas están optando por soluciones como RPA Connect, que ofrecen beneficios adicionales y resuelven las limitaciones de las hojas de cálculo durante la automatización de procesos.
Es fundamental que los directores, lideres de transformación digital o RPA eviten la dependencia continua de hojas de cálculo y aprovechen la automatización para agilizar los procesos. Este enfoque proporciona una visibilidad en tiempo real de los datos clave y permite a los profesionales anticiparse y abordar los cambios en el panorama empresarial en constante evolución de manera rápida.
Además, la automatización asume las tareas manuales y tediosas, permitiendo a los profesionales concentrarse en las tareas estratégicas y contribuir a trabajos de mayor valor.
Las Ventajas de RPA Connect sobre Excel
- Seguridad de Datos: Los datos en RPA Connect se almacenan de forma segura en una base de datos protegida y solo son accesibles para los usuarios autorizados. En contraste, Excel expone los datos a riesgos al viajar en archivos de correo electrónico sin protección adecuada.
- Gobierno Centralizado: RPA Connect ofrece un diseño centralizado de interacciones entre humanos y robots, con un control exhaustivo sobre el ciclo de vida de los procesos automatizados. Esto garantiza un gobierno efectivo y la prevención de la proliferación descontrolada de procesos.
- Calidad de Datos: Mediante la validación y definición de tipos de datos en RPA Connect, mejora significativamente la calidad de los datos ingresados, reduciendo errores y facilitando la gestión de la información.
- Usabilidad Mejorada: RPA Connect proporciona claridad en las validaciones de datos y asistencia en la carga de información, lo que simplifica la experiencia del usuario y aumenta la eficiencia en comparación con Excel, que puede ser complejo y propenso a errores.
- Acceso y Personalización: Los formularios de RPA Connect son accesibles desde cualquier dispositivo y pueden ser fácilmente personalizados para adaptarse a las necesidades específicas de cada organización.
- Automatización Avanzada: RPA Connect permite la automatización de procesos complejos, incluyendo la capacidad de capturar archivos adjuntos y construir flujos de trabajo con múltiples pasos y participantes, viabilizando así automatizaciones punta a punta.
En resumen, RPA Connect se posiciona como la solución integral para la automatización de procesos, superando las limitaciones en la comunicación entre personas y fuerza de trabajo digital. Con su enfoque en la seguridad, gobierno centralizado, calidad de datos, usabilidad y capacidades avanzadas de automatización, RPA Connect impulsa la eficiencia y la excelencia en la transformación digital en las grandes organizaciones.
RPA Connect emerge como la respuesta a los desafíos contemporáneos de la automatización empresarial.
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