MRP en Logística Upstream con RPA optimizada
El proceso de planificación de materiales o Material Requirement Planning (MRP) es vital para garantizar el suministro adecuado y oportuno de insumos que satisfagan las necesidades de los clientes.
En el sector Oil & Gas, hemos implementado RPA Connect para potenciar esta gestión, automatizando la obtención y validación de la demanda estimada, así como el cálculo y actualización de los parámetros esenciales para ejecutar el proceso MRP en SAP.
De esta manera se ha logrado una reducción del 57% del tiempo de planificación. Un 30% menos de tiempo en la gestión con los proveedores y la eliminación en un 100% de los errores humanos relacionados a la carga, transmisión y manejo de la información, entre otras optimizaciones que detallaremos posteriormente.
¿Cómo optimizar la parametrización de MRP en SAP?
Veamos el siguiente ejemplo en el que se implementó RPA Connect:
Una empresa del sector Oil & Gas de Argentina necesitaba optimizar la parametrización del MRP en SAP para su área de Logística Upstream.
El objetivo era automatizar este proceso para calcular y registrar los parámetros necesarios en el maestro de cada material en SAP. Esto permitiría que el sistema determinara eficientemente si era necesario solicitar materiales al proveedor en cada ejecución del proceso de planificación de reabastecimiento MRP.
Planificación de Materiales antes de la automatización
El proceso previo a la automatización involucraba varias etapas manuales y tediosas:
- Los analistas de planificación de materiales recibían una planilla de Excel de cada cliente interno, detallando los materiales a incorporar en MRP.
- Luego, buscaban en SAP los contratos vigentes, el stock disponible y los consumos históricos para cada material.
- Transferían estos datos a otra planilla de Excel, completando manualmente los faltantes y calculando el stock mínimo y su impacto en el valor total del stock mediante fórmulas.
- Después, revisaban y discutían los resultados con el cliente interno, llegando a un acuerdo y preparando una minuta para obtener la aprobación de los parámetros finales para la planificación MRP.
- Posteriormente, enviaban una nueva planilla con los datos relevantes para MRP al área de catalogación.
- Finalmente, el equipo de Catalogación parametrizaba manualmente los datos de MRP en el maestro de materiales (módulo SAP MDG), basándose en la información proporcionada en la planilla.
Puntos a resolver
La problemática a resolver abarcaba varios aspectos:
Ampliar la cantidad de materiales incluidos en el esquema de planificación MRP, que estaba limitada por los recursos asignados a estas tareas.
Contrastar mensualmente los consumos reales con la parametrización MRP de cada material para detectar posibles desviaciones que requieran revisión o ajuste de los parámetros de planificación.
Minimizar el tiempo dedicado por el equipo de planificación a estas tareas.
Evitar errores humanos en el proceso de recopilación, análisis y parametrización de los datos.
Aquí es donde implementar RPA Connect surgió como una solución óptima y oportuna.
MRP con tecnología RPA superadora
RPA Connect es una plataforma que facilita la interacción entre personas y trabajadores digitales. Expande las capacidades de automatización al eliminar obstáculos en la comunicación y fomentar un entorno de colaboración único.
Este sistema optimiza la gestión de procesos de negocio, especialmente aquellos que requieren la intervención humana, conocidos como «Human in the Loop».
¿Bajo qué criterios se decidió implementar RPA Connect en el proceso de Planificación de Materiales?
- A partir de la detección de tareas manuales susceptibles de parametrización y estructuración.
- El ahorro de tiempo al automatizar estas tareas.
- La eficiencia en procesos, al evitar compras redundantes y planificar el volumen exacto de materiales.
- La optimización del proceso de compras, al adquirir la cantidad necesaria de materiales, evitando excesos y faltantes, y utilizando los materiales inmovilizados en diferentes centros.
- La necesidad de una actualización continua de parámetros de compra, para evitar errores y evitar interrupciones en la producción.
El proceso automatizado con RPA Connect es una solución integral que agiliza y optimiza la gestión de materiales en el área de Planificación
Te indicamos cómo funciona paso a paso:
- Inicio de la solicitud: El cliente interno accede al Portal Web de RPA Connect y envía la solicitud de inclusión o modificación de materiales en el esquema de planificación.
- Recepción y procesamiento: El trabajador digital recibe la solicitud y completa el portfolio de materiales vigentes para el cliente interno, basado en la planificación histórica solicitada.
- Interacción y validación: El cliente interno revisa el formulario y puede solicitar cambios, como dar de baja un material, agregar uno nuevo o modificar cantidades. El formulario incluye validaciones para evitar errores y garantizar la precisión de la información.
- Análisis y ajustes: El trabajador digital analiza el formulario, considerando el histórico y el portfolio de materiales vigentes, lo que permite un mayor control y ahorro de tiempo en la planificación. Se realizan validaciones adicionales según sea necesario.
- Cálculo de parámetros: El trabajador digital calcula los parámetros necesarios (stock máximo, punto de pedido, stock de seguridad) para la planificación, teniendo en cuenta diversas variables como el consumo, los proveedores, stock, los contratos y los tiempos de entrega. Estos cálculos son fundamentales para tomar decisiones informadas.
- Presentación de resultados: Se envía un formulario con un resumen de los cálculos realizados al cliente interno para su revisión y aprobación.
- Aceptación o rechazo: El cliente interno, a partir de notificaciones o alertas de Microsoft Teams, acepta o rechaza el formulario final a través de RPA Connect, lo que permite al trabajador digital continuar con el proceso o realizar ajustes según sea necesario.
- Actualización en MRP: Finalmente, se realiza la actualización de los cálculos en el sistema MRP, asegurando que los parámetros estén actualizados y listos para su ejecución en el proceso de planificación.
A su vez, con RPA Connect se implementaron alertas de cambios en condiciones de planificación para automatizar el envío de mensajes de alerta.
Estas alertas se activan cuando se detectan diferencias significativas en los valores actuales de stock, consumo promedio y lead time de abastecimiento para cada material incluido en el esquema de planificación MRP.
Esto permite una respuesta rápida y proactiva ante cambios importantes en las condiciones de planificación, asegurando una gestión eficiente de los materiales.
El impacto de automatizar y gestionar la parametrización de MRP en SAP con RPA Connect
Los resultados de implementar RPA Connect en MRP
- Liberación del 57% del tiempo dedicado al proceso mensual de planificación.
- Automatización del envío de información de manera estructurada y segura: Reducción del 35% del tiempo incurrido en gestión de solicitud de información a través de diferentes canales de comunicación (correos, mensajeria, microsoft teams, slack, etc).
- Cálculo más frecuente de los parámetros de compra, lo que optimiza el stock y los costos: De un período cuatrimestral se pasó fácilmente a una frecuencia mensual.
- Mayor eficiencia en todo el flujo de proceso: 20.000 materiales procesados aproximadamente, 5.000 posiciones de O.C., más de 32 clientes internos involucrados y 26 centros logísticos conectados entre sí.
- Incremento en la satisfacción del cliente interno. Al agilizar los procesos de planificación y compra de materiales, se reducen los tiempos de espera y se asegura una respuesta más rápida a las necesidades de los distintos departamentos dentro de la organización.
- Reducción de retrabajos, eliminando riesgos y aumentando el tiempo productivo del personal: Reducción del 30% del tiempo total del proceso de requerimiento de materiales.
- Eliminación de compras innecesarias. Reducción del 30% promedio de los costos incurridos por sobrestock.
- Ahorro de tiempo en la planificación y adquisición de materiales: 4 recursos humanos redujeron 638 hs de trabajo mensual y se encuentran disponibles para realizar tareas de mayor valor agregado.
- Mejor control del stock en las órdenes de pedidos.
- Seguimiento detallado de todas las actividades realizadas en el proceso de planificación y compra de materiales, lo que permite una mayor visibilidad y transparencia en la gestión de los recursos. Toda la información está disponible de forma online, organizada en carpetas, para auditorías de la compañía.
- Gestión eficiente, homogénea e inequívoca del portfolio de 6000 proveedores.
RPA Connect es la respuesta a los desafíos contemporáneos de la automatización empresarial.
Este caso es solo un pequeño ejemplo de las inmensas oportunidades que brinda esta plataforma.
Su diseño adaptable permite satisfacer las necesidades únicas de cada empresa, mejorando la eficiencia, la precisión y la satisfacción de todos los usuarios, tanto internos como externos, en diversos sectores industriales.
Con RPA Connect, la automatización de procesos en grandes empresas evoluciona y se acelera. Al facilitar la colaboración entre personas y trabajadores digitales, esta plataforma se sitúa a la vanguardia, adaptándose continuamente a las crecientes demandas del mundo digital y promoviendo un futuro más eficiente.
Si te interesa descubrir cómo RPA Connect puede ayudar a tu empresa a liderar la transformación digital, te invitamos cordialmente a visitar nuestro sitio web o a ponerte en contacto con nosotros para agendar una demostración personalizada.
Estamos aquí para explorar juntos las posibilidades y encontrar la solución perfecta para las necesidades específicas de tu empresa.