Una empresa del sector Oil & Gas, con procesos automatizados de Compras, logró un 80% en ahorro de tiempo gracias a la implementación de RPA Connect en su proceso de Compras. Esta plataforma optimizó la interacción entre el equipo de compras y los trabajadores digitales, mejorando significativamente la eficiencia y la gestión del área Supply Chain.
Veamos cómo ha sido logrado:
→ Las Compras constituyen un aspecto esencial en el día a día de cualquier organización.
Se refieren a aquellas adquisiciones de materiales, insumos o servicios que no requieren un proceso licitatorio formal. Aunque su valor pueda ser menor, su gestión eficiente tiene un impacto directo en la productividad, la transparencia y el control del gasto.
En este caso de uso, se explora cómo una empresa pudo optimizar de manera significativa este proceso mediante la implementación de RPA Connect.
Automatización de Compras: El desafío
El cliente había automatizado parcialmente el proceso de Compras, utilizando herramientas RPA para tareas como la extracción de datos de SAP y la generación de informes.
Sin embargo, persistían algunos desafíos:
- Interacción manual con proveedores: El envío de solicitudes de cotización y la recepción de respuestas se realizaban manualmente por correo electrónico o mensajes a través de diversos canales, lo que generaba errores y retrasos.
- Análisis de respuestas: La evaluación de las cotizaciones era un proceso complejo y lento, que requería la intervención manual de los compradores.
- Falta de visibilidad: No existía una plataforma centralizada que consolidara la información del proceso, dificultando el seguimiento y la toma de decisiones.
La solución:
Implementar RPA Connect para complementar las automatización existente y mejorar la interacción entre humanos y robots en el proceso human-in-the-loop.
¿Cómo RPA Connect optimiza la gestión de Compras?
- Código de material (interno de la compañía)
- Descripción (nombre del material).
- Cantidad solicitada.
- Disponibilidad y fecha de entrega.
Pasos del Proceso Automatizado
Luego de que el proveedor completa el formulario automatizado, la plataforma:
- Recibe la información sin errores y de manera instantánea, evitando pérdidas de tiempo.
- Monitorea que el proveedor realice el envío y exista recepción de información.
- Revisa las respuestas recibidas, verificando si existe alguna con un producto sustituto propuesto que requiera autorización.
- Prepara el análisis de alternativas y selecciona la más conveniente.
- Genera la orden de compra.
RPA Connect integrado con el sistema ERP (SAP) del cliente, a través de un enlace único, envía formularios de cotización personalizados a los proveedores por correo electrónico. Cada enlace estará asociado a un proveedor, lo que permitirá identificarlo y asegurará que solamente ese proveedor complete el formulario enviado.
Los proveedores, por ejemplo, ingresarán los siguientes datos:
¿Cómo RPA Connect analiza las alternativas?
El análisis de alternativas se realiza siguiendo las normas establecidas por la empresa para cada categoría de materiales, en función de la cantidad y fecha de entrega solicitada, la descripción y el código del material.
El trabajador digital utiliza los criterios definidos previamente por el cliente para determinar qué aspectos tienen prioridad durante la evaluación.
En el caso de que se presente una cotización para un material alternativo, será necesaria la intervención de una persona para garantizar un control adecuado.
Luego, el trabajador digital envía un mensaje de alerta al usuario, notificando quién será el responsable de verificar y decidir. Al tomar una decisión, el comprador indicará si procede o no.
A tener en cuenta:
Portal Web centralizado: RPA Connect ofrece un portal intuitivo donde los compradores pueden acceder a toda la información del proceso, incluyendo solicitudes, cotizaciones, análisis y seguimiento.
Integración con Microsoft Teams: La plataforma permite recibir notificaciones, alertas y mensajes de los trabajadores digitales, y visualizar el progreso de tus flujos de trabajo a través de Teams. Inicia automatizaciones, aprueba, rechaza, revisa o completa información desde la app.
El impacto de automatizar y gestionar procesos con RPA Connect
Los resultados:
- 80% de reducción en el tiempo dedicado a tareas manuales de procesamiento: Los compradores ahora pueden enfocarse en actividades estratégicas que agregan valor al negocio.
- Mayor eficiencia: El proceso de compras se ha vuelto más ágil, preciso y transparente. Eliminando cuellos de botella.
- Posibilidad de tener pedidos generados en el día.
- Mejora en la toma de decisiones: La evaluación de las cotizaciones se basa en datos y análisis objetivos, lo que reduce los errores y sesgos.
- Mayor control del gasto: La centralización de la información permite un mejor seguimiento y control del presupuesto.
- Satisfacción de proveedores: La comunicación automatizada y transparente mejoró la experiencia de los proveedores.
- Satisfacción del área y de clientes internos: Se logró una sinergia positiva al tener una mayor tasa de respuesta para las distintas áreas de la empresa abastecidas por supply chain, lo que a su vez derivó en una mayor satisfacción de los compradores al cumplir eficientemente su rol dentro de la organización.
- Ahorro de tiempo en capacitación de los colaboradores: La integración con Microsoft Teams permite acelerar los tiempos de implementación al ser de uso común entre los colaboradores. No hace falta capacitar por nuevas herramientas.
Beneficios de incorporar RPA Connect a tu ecosistema tecnológico:
- Acelera las iniciativas de RPA existentes en tu empresa.
- Aumenta la capacidad operativa en las áreas de la empresa.
- Optimiza la eficiencia en la ejecución de procesos.
- Mejora la seguridad de la información.
- Facilita la integración con distintas plataformas de gestión y automatización.
- Minimiza el riesgo operativo por errores humanos.
- Reduce costos de la fuerza de trabajo digital.
- Gestión única de datos y procesos gracias a una plataforma integrada.
RPA Connect, la plataforma que evoluciona y acelera la automatización de procesos
RPA Connect emerge como la respuesta a los desafíos contemporáneos de la automatización empresarial.
Al potenciar la colaboración entre humanos y bots, RPA Connect se posiciona como una plataforma que evoluciona con las crecientes demandas de la automatización y acelera el cambio hacia un futuro más eficiente.
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