En una reciente entrevista, tuvimos el placer de conversar con Daniela Cancelo, VP Client Solution and Services en RPA Connect, quien compartió su valiosa experiencia y visión sobre la automatización inteligente y su impacto en la transformación digital de las empresas. A continuación, destacamos los puntos más relevantes de nuestra charla.
La clave: Escucha activa y entendimiento del negocio
Daniela cuenta con una destacada trayectoria en consultoría y procesos de negocio, comenzando con un enfoque en backoffice y evolucionando hacia el ámbito del software. Durante nuestra charla destacó la importancia de comprender profundamente las necesidades del usuario, afirmando:
«La principal aptitud que genera valor es la capacidad de comprender profundamente las necesidades del usuario, ya sea que requieran un reporte, un tablero de control u otra solución. La habilidad de escuchar y el entendimiento adquirido a través de la evaluación de procesos me han permitido aplicar este conocimiento de manera efectiva en la implementación de prácticas y procesos relacionados con RPA y automatización inteligente. Esta comprensión integral de las necesidades del usuario es fundamental para diseñar soluciones tecnológicas que realmente agreguen valor y optimicen los procesos de negocio.»
A través de los años, RPA le ha permitido combinar su experiencia en procesos de negocio con la tecnología, y fomenta en su equipo la capacidad de entender las necesidades del cliente a través de la escucha activa. Ella explicó cómo RPA Connect se originó de esta comprensión profunda de los requerimientos:
«RPA Connect nació a partir de nuestra experiencia automatizando procesos. Identificamos la necesidad de optimizar la relación usuario – robot, al comprender profundamente los requerimientos. Muchos procesos requieren más que una simple implementación de RPA; demandan una interacción y comunicación fluida entre las personas y la fuerza de trabajo digital. Esta interacción no se limita solo a los miembros internos del equipo, sino que también involucra a clientes y proveedores. Para que la automatización sea efectiva, es esencial que las respuestas de estos actores externos vuelvan estructuradas y listas para ser procesadas por los trabajadores digitales. Esta capacidad de integrar la comunicación y la estructura de datos es lo que hace de RPA Connect una solución integral para la automatización inteligente.»
Los Desafíos de implementar RPA Connect en procesos de negocio
Uno de los mayores desafíos que Daniela ha enfrentado en su rol como VP es asegurar que tanto los usuarios como los líderes de los Centros de Excelencia (CoE) comprendan profundamente la esencia y el potencial de la automatización de procesos robóticos (RPA). Daniela explica:
«El mayor desafío al implementar RPA radica en lograr que tanto los usuarios, como las áreas y los Centros de Excelencia (CoE) comprendan a fondo la naturaleza de esta tecnología. RPA no es simplemente un sistema; es una tecnología que complementa y apoya los procesos existentes. La clave para el éxito de la automatización radica en la colaboración de los usuarios, quienes deben aportar su conocimiento y comprensión del proceso a automatizar. Sin esta participación y sin una profunda comprensión de los detalles del proceso, es muy difícil que la automatización sea exitosa. Es fundamental que los líderes del CoE fomenten esta colaboración y eduquen a sus equipos sobre la importancia de su rol en el proceso de automatización.»
Un buen aprendizaje es resaltar la importancia de la educación y la formación continua de los equipos para asegurarnos como profesionales e impulsores de la transformación digital una integración exitosa de RPA en la organización.
Además, Daniela menciona que los procesos que no están bien definidos o que tienen fallas manuales representan un obstáculo significativo. En estos casos, la colaboración con un partner experto, como Enta Consulting, resulta invaluable.
Enta Consulting aporta su profundo conocimiento en procesos, tecnología y consultoría para guiar a las empresas en su camino hacia la transformación digital. Este apoyo especializado ayuda a las organizaciones a identificar y corregir fallas en los procesos, asegurando que estén adecuadamente definidos y preparados para la automatización.
Desafíos de los Líderes de los Centros de Excelencia RPA (CoE RPA)
A lo largo de la conversación, identificó varios desafíos diarios que enfrentan los líderes del CoE RPA:
Responsabilidad del Proceso: Las áreas que están en proceso de automatización a menudo se desentienden y delegan completamente la responsabilidad al CoE. Es esencial que el líder del CoE RPA garantice la presencia y colaboración activa del equipo de cada área involucrada en la automatización, promoviendo un enfoque de trabajo conjunto y responsabilidad compartida.
Medición de Resultados: Para evaluar el impacto de la automatización, es fundamental establecer métricas claras que permitan comparar los ahorros y la eficiencia logrados. Esto implica no solo medir los beneficios tangibles, sino también los intangibles, asegurando que los avances en RPA contribuyan de manera significativa a los objetivos estratégicos de la organización.
Comunicación y Crecimiento del Área: La práctica de RPA solo prospera cuando los líderes del CoE RPA impulsan activamente su adopción y la integran en la cultura organizacional. Esto requiere una comunicación constante sobre los beneficios y logros de la automatización, así como la celebración de éxitos que motiven a los equipos a continuar innovando y mejorando.
Selección de Oportunidades: Los líderes del CoE deben desarrollar una habilidad aguda para identificar y seleccionar oportunidades de automatización que ofrezcan un retorno de inversión significativo. Esto implica evaluar cuidadosamente los procesos, priorizando aquellos que, al ser automatizados, generen los mayores beneficios para la organización.
Definición de Objetivos: Es vital orientar todos los procesos viables a automatizar hacia objetivos claros y bien definidos. Los líderes del CoE deben establecer metas específicas y alinearlas con la estrategia global de la empresa, asegurando que cada iniciativa de RPA contribuya al progreso y éxito de la organización en su conjunto.
Implementación de RPA Connect en grandes compañías
Daniela también nos explicó detalladamente cómo es el proceso de implementación de la tecnología RPA dentro de una organización, tanto cuando está en un nivel de madurez cero o avanzado en la práctica. En ambos casos, en colaboración con un partner especializado, se realiza una evaluación exhaustiva de las oportunidades que la compañía tiene para avanzar hacia la automatización inteligente.
Este análisis incluye hacer preguntas claves a los usuarios y líderes de procesos, tales como el tiempo que dedican a cada tarea y el volumen de trabajo involucrado. Este enfoque inicial permite identificar las áreas con mayor potencial de mejora y establecer una hoja de ruta clara para la implementación de prácticas de RPA y la inclusión de RPA Connect para mayor alcance y eficiencia.
Una vez identificadas las oportunidades, se procede a diseñar y desarrollar soluciones personalizadas que se alineen con las necesidades específicas de la organización. Daniela enfatiza que:
“RPA es una tecnología impulsada por el negocio, a diferencia de otras tecnologías que son tradicionalmente gestionadas y promovidas por el departamento de TI.”
En el contexto de RPA, el papel de TI es principalmente de soporte, asegurando que la infraestructura y los sistemas necesarios estén en su lugar para facilitar la implementación y operación de los bots. Esta colaboración entre las áreas de negocio y TI es esencial para asegurar que la automatización sea efectiva y se integre sin problemas en los procesos existentes.
En el contexto de RPA, el papel de TI es principalmente de soporte, asegurando que la infraestructura y los sistemas necesarios estén en su lugar para facilitar la implementación y operación de los bots. Esta colaboración entre las áreas de negocio y TI es esencial para asegurar que la automatización sea efectiva y se integre sin problemas en los procesos existentes.
Seguridad y Educación del Usuario
La implementación de RPA en grandes compañías requiere garantizar la seguridad informática, accesos e infraestructura adecuados. Además, es crucial educar y concientizar a los usuarios sobre el funcionamiento y los beneficios de RPA, evidenciando al usuario que la fuerza de trabajo digital funciona como un complemento que lo libera de tareas rutinarias. Daniela enfatiza:
«Es súper importante educar y concientizar al usuario, la importancia de eliminar el miedo y la resistencia al cambio, mostrando cómo la automatización robótica no está destinada a reemplazar a los empleados, sino a complementarlos y liberarlos de tareas repetitivas. Esta perspectiva positiva ayuda a integrar la fuerza de trabajo digital como un componente valioso del equipo, fomentando una cultura organizacional que abraza la transformación digital y aprovecha al máximo las oportunidades que RPA ofrece para mejorar la eficiencia y la productividad. Reitero la fuerza de trabajo digital no viene a quitar sus puestos de trabajo, todo lo contrario, busca complementar la práctica y permitir obtener mejores resultados en equipo.»
Esta educación y concientización son esenciales para que los empleados comprendan y acepten la integración de RPA en su día a día, lo que facilita una transición más fluida hacia la automatización y maximiza los beneficios de la tecnología.
Beneficios de RPA Connect
RPA Connect se presenta como una solución integral que transforma la manera en que las organizaciones gestionan y optimizan sus procesos. Daniela Cancelo destaca varios beneficios clave de esta plataforma, subrayando su capacidad para abordar desafíos complejos y mejorar la eficiencia operativa.
- Automatización de Procesos complejos: RPA Connect permite automatizar procesos que anteriormente eran considerados demasiado complicados para la automatización. Daniela explica: "RPA Connect es una plataforma cuyo origen fue un formulario. Es un facilitador para integrar a un proceso a un usuario o persona externa a la compañía." Esta capacidad de integrar usuarios externos y gestionar intervenciones manuales a través de formularios web personalizables amplía significativamente el alcance de la automatización, permitiendo que procesos complejos y multifacéticos sean gestionados de manera eficiente y efectiva.
- Interacción eficiente y Estructura de datos: Una de las principales ventajas de RPA Connect es su capacidad para facilitar la comunicación y asegurar que los datos sean estructurados y estandarizados. Esto es particularmente crucial cuando se trata de la interacción con proveedores y clientes. "RPA Connect facilita la comunicación y la estructura de datos entre proveedores y clientes, garantizando que la información sea estandarizada y accesible para auditorías.” Esta eficiencia en la comunicación asegura que la información fluya sin interrupciones, permitiendo a los robots continuar con la automatización de procesos y manteniendo un registro claro y accesible para futuras auditorías y revisiones.
- Optimización Continua: En los procesos ya automatizados, RPA Connect ofrece herramientas para mejorar continuamente la eficiencia y reducir las demoras y correcciones. Daniela menciona que la plataforma no solo automatiza nuevos procesos, sino que también optimiza los existentes. Este enfoque en la optimización continua asegura que las empresas puedan mantener altos niveles de productividad y precisión en sus operaciones, adaptándose rápidamente a las necesidades cambiantes del negocio y del mercado.
RPA Connect se destaca como una plataforma robusta y flexible que impulsa la automatización de procesos complejos, mejora la interacción y estructura de datos, y proporciona herramientas para una optimización continua. Estos beneficios permiten a las organizaciones no solo implementar RPA de manera efectiva, sino también maximizar su retorno de inversión y asegurar un crecimiento sostenible a largo plazo.
Conversando sobre el futuro: ¿Qué sucederá con RPA y cómo será la transformación digital empresarial?
Finalmente, Daniela compartió su visión sobre la evolución de RPA y la automatización en el camino de la transformación digital:
«La inteligencia artificial se está integrando como herramienta diaria, y la combinación con otras tecnologías será lo más ‘rico’ y ‘relevante’. La madurez en la práctica es crucial para obtener nuevas oportunidades y permitir escalar en la práctica.»
En resumen, la experiencia y visión de Daniela Cancelo resaltan la importancia de entender las necesidades del usuario, la colaboración entre humanos y tecnología (“Human in the Loop”), y la educación continua para integrar la automatización en la cultura organizacional.
RPA Connect se posiciona como una solución integral que facilita esta transformación, asegurando eficiencia y optimización en los procesos de negocio.
DANIELA CANCELO
VP Client Solution and Services | Directora de Servicios Profesionales